Hotel „Das Schlafwerk“

Manuelles Eingreifen nicht erwünscht
Das Schlafwerk in Korntal-Münchingen bei Stuttgart ist eines der ersten voll digitalisierten Hotels in Deutschland und manuelles Eingreifen ist bei der durchdachten digitalen Guest Journey nicht mehr erforderlich.

DIE VISION
Mit dem 2021 eröffneten Hotel Das Schlafwerk etabliert die Betreibergesellschaft DQuadrat Living GmbH eine neue Budgetmarke im Long-Stay-Bereich. Bei der Konzeption standen einfache Prozesse und fest definierte Abläufe im Vordergrund, die man mit einer vollständig digitalen und automatisierten Guest Journey ohne App-Download und Codes an den Türen erreichen wollte. Ein manuelles Eingreifen sollte möglichst zu keinem Zeitpunkt erforderlich sein.

DIE ANFORDERUNGEN
Da diesbezüglich kein Standard verfügbar war, an dem sich das verantwortliche Planungsteam rund um den Geschäftsführer der DQuadrat Living GmbH, Jens Philipsenburg, orientieren konnte, wurden sämtliche Anforderungen selbst entwickelt. Die sorgfältige Definition der funktionalen und technischen Details samt Auswahl der passenden Systeme nahm mehrere Mannmonate ein. Eine letztendlich wohlüberlegte Investition, denn die Idee dahinter war, mit einer etwas höheren Anfangsinvestition im Nachhinein dauerhaft Prozesskosten sparen zu können.
Den Anfang bildete die Festlegung, welche Funktionen digitalisiert werden sollten. Dazu zählten die Buchung, Buchungsverwaltung, das Bezahlen, Ausfüllen des Meldescheins, Hinterlegen der Rechnungsadresse, der Check-in und die Türöffnung. Im Anschluss wurden knapp 20 unterschiedliche Buchungssituationen definiert, um zu sehen, wann die Guest Journey beginnt. So z. B. Buchung lange vor dem Aufenthalt, kurz vor dem Aufenthalt, während der Anreise bzw. unterwegs oder Buchung während bzw. außerhalb der Rezeptionszeit. Parallel legten die Verantwortlichen unverrückbare Rahmenbedingungen fest. Hierzu gehörte, dass die Gäste des Schlafwerks vor dem Check-in bezahlen, keine App herunterladen und bei der Türöffnung keinen Code eingeben müssen.

INTEGRIERTE GESAMTLÖSUNG
Für CODE2ORDER sprach u. a., dass das Unternehmen die meisten Berührungspunkte in der digitalen Guest Journey abdecken konnte. Darunter fallen die digitalen Services an sich wie der digitale Check-in, aber auch automatisierte Rückmeldungen an die Gäste während des Buchungs- und Bezahlprozesses. SALTO wiederum war einer von nur zwei Herstellern, die sowohl passende Hardware mit allen notwendigen Zertifizierungen für Außenbereiche und Brandschutz vorweisen konnten als auch bereits eine PWA-Integration (Progressive Web-App) realisiert hatten. Außerdem lobte Jens Philipsenburg besonders, dass man bei der Planung und Umsetzung gemerkt hat, wie leidenschaftlich die beteiligten Partner die Aufgabe angegangen sind. Durch die Neuartigkeit des Projekts mussten die drei Systeme zwar ein wenig aufeinander abgestimmt werden, aber schließlich wurde eine harmonische Guest Journey erreicht. So ist z. B. die Vorgabe, dass der Gast zuerst bezahlt haben muss, um einchecken und eintreten zu können, in dieser Reihenfolge bzw. Abhängigkeit in anderen Anwendungen nicht üblich und musste entsprechend eingestellt werden. Dies wurde hervorragend gemeinsam gelöst.

AUTOMATISIERTE PROZESSE
Das Schlafwerk nutzt die Progressive Web-App (PWA) von CODE2ORDER für den digitalen Check-in, den digitalen Meldeschein, die digitale Gästemappe und den digitalen Check-out, wobei dieser praktisch nicht nötig ist, da mit Ablauf der Buchungszeit die Zutrittsrechte automatisch erlöschen. Zudem werden über CODE2-ORDER die Journey Mailings umgesetzt. Dazu gehören automatisierte E-Mails, die an bestimmte Aktionen der Gäste gekoppelt sind, wie beispielsweise Buchungsbestätigung, Änderungs-/Stornierungsbestätigung, Aufforderung zum Ausfüllen des Meldescheins sowie zur Zahlung, Check-in-Informationen und Bewertungsaufforderung. Mit dem PMS von apaleo wickelt das Hotel das komplette Buchungsmanagement und Payment ab. Das elektronische Hotelschließsystem von SALTO wird im gesamten Haus eingesetzt. Die 97 Gästezimmer und Apartments sowie vier Türen zu Gemeinschaftsräumen sind mit funkvernetzten XS4 One Beschlägen ausgestattet. An zwölf weiteren Türen, die nur das Personal begeht, sind virtuell vernetzte XS4 One Beschläge installiert. Ein verkabelter Online-Wandleser verrichtet am Haupteingang seinen Dienst. SALTO Gateways, Nodes und Repeater bilden die Funkinfrastruktur.
Die Managementsoftware ProAccess Space vergibt automatisch auf Basis der Buchungsdaten im PMS und des digitalen Check-ins die Zutrittsrechte für die Gäste, die dann in der PWA zur Verfügung stehen. Für den Empfang der Buchungsdaten und das Bereitstellen der digitalen Schlüssel sowie für den generellen Datenaustausch sorgt die gegenseitige Integration der drei Systeme, wodurch die Einbettung in die automatisierten Prozesse erfolgt.

PROGRESSIVE WEB-APP
Die digitalen Services von CODE2ORDER basieren auf einer Progressive Web App (PWA). Diese bietet die gleichen Funktionen wie eine native App – mit dem großen Vorteil, dass keine App auf das Smartphone heruntergeladen werden muss. Die PWA erreicht man über einen per E-Mail verschickten Link bzw. direkt über die Website des Schlafwerks. Die digitalen Schlüssel für die SALTO Hardware sind ebenfalls in der PWA hinterlegt, sodass die Gäste ihre Hoteltür aufgrund der Internetanbindung und Funkvernetzung von überall aus öffnen können. Die Funk-Online-Vernetzung der Hardware über die SALTO Wireless-Technologie BLUEnet birgt neben der hohen Stabilität und Geschwindigkeit auch Vorteile für die Zutrittsverwaltung der Gästezimmer, z. B. Zimmeränderung und Aufenthaltsverlängerung in Echtzeit.

FAZIT
Mit der integrierten Gesamtlösung konnten die Verantwortlichen all ihre gesetzten Ziele für Das Schlafwerk erreichen:​ Bei Buchungen von Einzel- und Doppelzimmern muss nicht manuell eingegriffen werden, die digitale Guest Journey führt ideal durch den gesamten Prozess mit automatisierten Bestätigungen per E-Mail und digitalem Schlüssel, ohne einen App-Download oder das manuelle Eintippen von PIN-Codes an den Türen. Auf diese Weise ermöglicht Das Schlafwerk seinen Gästen, gut und günstig zu übernachten. Zugleich gibt es keine zeitlichen Einschränkungen. Denn obwohl die Rezeption nur zeitweise geöffnet ist, stehen die Services jederzeit zur Verfügung. Die ersten Betriebswochen haben dann bestätigt, dass das Konzept aufgeht. Aus diesem Grund zieht der Geschäftsführer Jens Philipsenburg ein rundum positives Fazit und freut sich darüber, dass seine Hotelgäste schon heute digitale und automatisierte Prozesse annehmen.