Hotel Estrel Berlin

Von Anfang an ein gutes Gefühl
Vertrauen in die Technik, die Kompetenz des Herstellers und die planerischen Fähigkeiten des Errichters waren für das Estrel Berlin ausschlaggebend bei der Auswahl seines neuen Zutrittssystems.

DAS OBJEKT
Das 1994 eröffnete Estrel Berlin gehört weltweit zu den besten Tagungs- und Kongresshotels. Es vereint multifunktionale Tagungsräume, ein Vier-Sterne-plus-Hotel, internationale Show-Events, ein ausgezeichnetes Catering, modernste Technik und beschäftigt über 500 Mitarbeiter. Seine 1.125 Zimmer und Suiten, vier Restaurants, drei Bars, ein Sommergarten mit eigenem Bootsanleger sowie ein moderner Wellness- und Fitnessbereich machen das Estrel Berlin zu Deutschlands größtem Hotel. Direkt mit dem Hotel verbunden ist das Estrel Congress Center: Auf einer Gesamtfläche von 25.000 Quadratmetern bietet es mit über 75 Tagungsräumen optimale Bedingungen für Veranstaltungen und Kongresse jeder Art und Größe. Auf der Bühne – im angrenzenden Estrel Festival Center – findet das ganze Jahr über einzigartiges Entertainment im Las-Vegas-Stil statt. Mit der Show „Stars in Concert“ und vielen weiteren eigenen, mehrfach ausgezeichneten Show-Produktionen erleben Gäste aus aller Welt und selbstverständlich auch das Berliner Publikum „Entertainment at its best“.

DIE AUSGANGSSITUATION
Das Estrel Berlin ist ein gewachsenes Haus mit stetig steigender Belegung. Pro Tag werden bis zu 900 Zimmer ein- und ausgecheckt. Mit diesen Dimensionen kam die alte Schließanlage nicht mehr zurecht. Das Bestandssystem stieß an seine Kapazitätsgrenze, die Datenbankstruktur war veraltet und bot zu wenig Speicherplatz. Hinzu kamen technische Probleme mit den Gästeausweisen in Form von Magnetkarten, da diese durch Mobiltelefone beeinflusst wurden. Folgerichtig entschloss sich das Estrel zur Anschaffung eines neuen elektronischen Hotelschließsystems, um insbesondere die Zuverlässigkeit zu verbessern. Die Projektverantwortung übernahm der Einkauf in Zusammenarbeit mit dem Front Office, das tagtäglich am meisten mit dem Zutrittssystem zu tun hat.

SYSTEMAUSWAHL UND -ANFORDERUNGEN
Die Verantwortlichen näherten sich dem Thema auf unorthodoxe Weise, denn klare Vorgaben gab es nur in wenigen Punkten. Vielmehr lud man eine Auswahl von Herstellern ein, um mit ihnen Lösungsmöglichkeiten zu besprechen. Dabei waren zunächst eher abstrakte Anforderungen wichtig. So beispielsweise der Punkt, dass man als größtes Hotel Deutschlands täglich neue Gäste und Kunden hat und jederzeit in der Lage sein muss, auf Situationen flexibel und kreativ zu reagieren. Dies sollte das neue System auch leisten können, insbesondere hinsichtlich Übersichtlichkeit, Struktur, Erweiterbarkeit, Folgekosten und Kartenausgabe. In den Gesprächen lernte das Estrel Team, was möglich ist, und es entstanden erste Ideen für Sicherheitsmaßnahmen und Prozessintegrationen. Diese mündeten in ein konkretes Anforderungsprofil für die Sicherheit, Zuverlässigkeit und das Zutrittsmanagement. Dazu zählten u. a. eine klare und flexible Steuerung der Zutrittsberechtigungen, um diese verlässlich aktivieren und sperren zu können, ein zeitlicher Ablauf der Zutrittsberechtigungen, um diese regelmäßig aktualisieren zu müssen, sowie Nachvollziehbarkeit. Letzteres ist insbesondere bei Großveranstaltungen wichtig, da hierbei zum Teil mit Fremdpersonal gearbeitet wird. Darüber hinaus sollte das gesamte Handling der Zutrittsausweise einfacher werden – angefangen bei der Gestaltung über die Codierung und Ausgabe bis hin zur Rückgabe. In puncto Zuverlässigkeit war eine stabile Funktion der Hard- und Software entscheidend, weil diese sich erheblich auf die Gästezufriedenheit auswirkt. Zudem sollte es innerhalb des Zutrittsmanagements möglich sein, Zutrittsbereiche zu bilden, um über die Vereinheitlichung nach Abteilungen und Hierarchieebenen die Verwaltung einfacher zu gestalten. Die letzten Vorgaben bestanden in der Anbindbarkeit des Zutrittssystems an das im Hotel verwendete PMS (Property Management System) Opera von Oracle sowie einem Nachweis, dass der Anbieter über Erfahrung im Hotelbereich samt den spezifischen Anforderungen – auch in der Größe – verfügt.

DIE LÖSUNG
Anhand der Anforderungen kristallisierte sich schließlich eine Zutrittslösung auf Basis der SPACE Systemplattform von SALTO als Favorit heraus. Ausschlaggebend war neben dem Funktionsreichtum, der Flexibilität und Erweiterbarkeit auch das Gefühl, „gut aufgehoben zu sein“. Im Estrel Berlin stehen die Menschen im Mittelpunkt und entsprechend großer Wert wird auch auf eine partnerschaftliche Zusammenarbeit gelegt. Insofern spielen für das Hotel erreichbare Ansprechpartner und eine offene Kommunikation eine wichtige Rolle. Für die Estrel Verantwortlichen passte das sowohl bei SALTO als auch bei dem in Berlin ansässigen SALTO Fachpartner Schlüsseldienst Th. Schulz GmbH. Hinzu kam, dass ein Hotelmitarbeiter eine SALTO Lösung aus einem anderen Berliner Hotel kannte und die Zuverlässigkeit und Funktionen sehr lobte. Die Zusammenarbeit begann mit einer Testinstallation im Congress Center, die als Findungsphase für das Hotelschließsystem diente. Hier konnte das Estrel Team unterschiedliche Produkte und Modelle kennenlernen sowie Konfigurationen ausprobieren, um zunächst Erfahrungen im kleinen Rahmen zu sammeln und dann mit der Anlage zu wachsen.

INSTALLATIONSPLANUNG
Basierend auf diesen Erkenntnissen, plante der SALTO Premium Partner Thorsten Schulz das System für das gesamte Haus. Die Planung umfasste sowohl die Hotelzimmer, das Congress Center, die sonstigen Gästebereiche wie Fitnessräume und Besprechungszimmer als auch das Back-of-House, also Büros, Serviceräume, Technikräume, Lager etc. Aufgrund der Vielseitigkeit der SALTO Lösung wurden auch die Umkleiden für das Personal eingebunden. Das war ursprünglich nicht geplant, hatte sich aber während der Gespräche als sinnvolle Erweiterung des Hotelschließsystems bzw. Integration in dieses herausgestellt. Die daraufhin neu installierte Umkleide- und Wäscheanlage macht fest zugewiesene Personalspinde überflüssig, denn die Reinigung der Kleidung, Zutrittskontrolle und Umkleiden sind jetzt miteinander verknüpft. Die Mitarbeiter geben am Dienstende ihre Uniform in die Reinigung und können sie zum Dienstantritt am nächsten Tag mit ihrer Zutrittskarte automatisiert aus der Reinigung abholen. Die Spinde, die mit elektronischen Spindschlössern XS4 Locker gesichert werden, sind dadurch frei zuordenbar und nur während der Arbeitszeit belegt. Auf diese Weise spart das Hotel bereits heute Platz und Kosten und hat darüber hinaus Erweiterungspotenzial für die Zukunft.

INSTALLATIONSVERLAUF
Die Installation verlief wie geplant im laufenden Betrieb von Juni bis August 2018. Dabei wurde immer ein Schwung Zimmer je nach Belegung umgerüstet, sodass keine Beeinträchtigungen auftraten. Das alte Schließsystem löste das Estrel parallel ab. Nachdem ca. 70 Prozent der Zimmer umgerüstet waren, stellte man die Schnittstelle des PMS ohne Probleme auf SALTO um.

INSTALLATIONSUMFANG
Derzeit sind im Estrel Berlin alle 1.125 Gästezimmer und Suiten sowie über 300 Türen im Congress Center und Back-of-House mit der SALTO Lösung ausgestattet. Der elektronische Langschildbeschlag XS4 One kommt dabei im Prinzip im gesamten Gästebereich zum Einsatz – an den Hotelzimmertüren mit elektronischer „Bitte nicht stören“-Funktion, die der Gast von innen aktivieren kann. Im Back-of-House ist der XS4 Original Beschlag installiert, zum Teil in der breiten Version an Brandschutztüren und mit Outdoor-Kit an Außentüren sowie als Doppelleser an den Türen zum Frühstücksraum. Hinzu kommen XS4 Glastürbeschläge für Besprechungsräume. Momentan sind im Haus noch 20 bis 30 elektronische SALTO GEO Zylinder verbaut. Diese werden aber schrittweise durch Beschläge ersetzt, weil die Bedienung vor allem für das Personal intuitiver und praktischer ist, wenn es die Hände voll hat. 24 SALTO Wandleser dienen der Sicherung unterschiedlicher Zutrittspunkte. Vier Online-Leser prüfen die Zutrittsberechtigungen an den Personaleingängen und dienen gleichzeitig als Updater im virtuellen Netzwerk. 13 Offline-Wandleser sind in den Fahrstühlen installiert, um die Fahrt nur für die entsprechende Etage freizugeben. Weitere Wandleser sind an Rolltoren (mit Pfortenfunktion) und an den Eingängen zur Kantine montiert. Darüber hinaus wurden rund 500 elektronische Spindschlösser XS4 Locker für die Mitarbeiterspinde in den Umkleiden eingebaut. Zwei elektronische SALTO GEO Vorhangschlösser setzt das Hotel für die Sicherung im Materiallager ein. Die elektronischen Beschläge sind hardwareseitig bereits für Mobile Access vorgerüstet, also für das Öffnen von Türen mit dem Smartphone dank mobiler Schlüssel. Diese Funktion wird im Estrel allerdings noch nicht genutzt, da davon auch Abläufe in anderen Abteilungen betroffen sind. Sollte die Funktion zukünftig benötigt werden, lässt sich das nachträglich mit wenigen Klicks in der Software einstellen.

SYSTEMVERWALTUNG
Die Zutrittslösung ist in das Hotel-PMS integriert, in dem die gesamten Gästedaten verwaltet werden und aus dem die Managementsoftware ProAccess SPACE von SALTO die relevanten Informationen für die Kartencodierung bezieht. Die Berechtigungen für die Mitarbeiter werden direkt in der SALTO Software angelegt und gepflegt. Im Moment verwaltet das Estrel etwa 550 Mitarbeiter und rund 1.000 externe Kräfte im System. Mittels des Kartendruckmoduls kann das Hotel die Zutrittsausweise direkt in der Software gestalten und anschließend drucken. Dadurch ist auch für die Estrel Personalabteilung das Handling der Ausweise für die Mitarbeiter deutlich effizienter als zuvor. Die Berechtigungsverwaltung übernimmt der Empfangsdirektor zusammen mit der Personalabteilung und den Abteilungsleitern. Dafür hat er 89 Bereiche gebildet, die nach Abteilungen und Hierarchieebenen strukturiert sind. Das Estrel kommt mit der übersichtlichen und intuitiv bedienbaren SALTO Software hervorragend zurecht und kann die jeweiligen Zutrittsrechte bedarfsgerecht steuern. Für die Mitarbeiter an der Rezeption war nur eine kurze Einweisung nötig.

SYSTEMERWEITERUNG
Das Projekt im Estrel Berlin ist noch nicht beendet. Demnächst steht die Grundsteinlegung des neuen Estrel Towers und eines weiteren Veranstaltungskomplexes an, wo es abermals um mehr als 1.000 Zutrittspunkte gehen wird. Die Verantwortlichen können der Erweiterung hinsichtlich des Hotelschließsystems jedenfalls gelassen entgegensehen, denn das lässt sich problemlos erweitern.

SALTO VIRTUAL NETWORK
Technologisch basiert die Zutrittslösung auf dem SALTO Virtual Network (SVN) mit patentierter Schreib-Lese- Funktionalität und verschlüsselter Datenübertragung. Im SVN werden die Schließberechtigungen auf dem Identmedium/Zutrittsausweis gespeichert, wodurch eine Verkabelung der elektronischen Beschläge und Zylinder entfällt. Gleichzeitig werden auch Informationen über gesperrte Identmedien oder beispielsweise Batteriestände in den Beschlägen und Zylindern auf die Identmedien geschrieben und somit weitergegeben. Die Update- Punkte, im Estrel Online-Wandleser, übertragen die ausgelesenen Daten an den zentralen Server und übermitteln gleichzeitig die aktuellen Schließberechtigungen auf die Identmedien. Als Identifikationstechnologie fungiert Mifare DESFire EV1 für die Mitarbeiterausweise und Mifare Ultralight für die Gästemedien.

SALTO PRODUKTE
• SALTO Virtual Network (SVN), Zutrittskontrollsystem auf Mifare DESFire EV1-Basis
• XS4 Original Beschläge (ca. 300 Stück: schmale, breite und Glastürbeschläge)
• XS4 One Beschläge (ca. 1.150 Stück: schmale Version)
• XS4 Locker, elektr. Spindschlösser (ca. 500 Stück)
• SALTO Wandleser (37 Stück)
• SALTO Online- und Offline-Steuerungen 
• Software ProAccess SPACE zum Anlegen und Verwalten der Zutrittsberechtigungen
• SALTO Codiergerät zum Personalisieren der Identmedien
• SALTO Programmiergerät für Offline-Komponenten